Datenschutzinformationen für Hinweisgeber gem. Art. 13 DSGVO
1. Allgemeine Grundsätze
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen von Meldungen i. S. d. Hinweisgeberschutzgesetzes erfolgt beim Kinder- und Jugendförderverein Wolfratshausen e.V. (nachfolgend KJFV) nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
Mit der Meldung bzw. Offenlegung von Informationen über Verstöße an die gem. § 12 HinSchG für diesen Zweck eingerichtete interne Meldestelle erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung der Hinweisgeber gemäß Artikel 13 DSGVO. Der KJFV darf bei der eingehenden Meldung alle angegebenen Daten verarbeiten, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldung erforderlich sind (siehe § 10 HinSchG). Ohne die Bereitstellung dieser Daten ist eine Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen nicht möglich.
Die personenbezogenen Daten werden in einem eigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist.
2. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung VerantwortlichenVerantwortlicher im Sinne des Artikel 13 Abs. (1) lit. a) DSGVO ist:
Kinder- und Jugendförderverein Wolfratshausen e.V. Josef-Bromberger-Weg 1 82515 Wolfratshausen Telefon: 08171 26 70 822 Email: info@jugend-wolfratshausen.de
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der E-Mail-Adresse datenschutz@jugend-wolfratshausen.de und unter der Telefonnummer 08171 42 88 55 0.
3. Personenbezogene Daten, die verarbeitet werden und deren QuellenMit Abgabe Ihrer Meldung und im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Meldung können personenbezogene Daten durch den KJFV verarbeitet werden (abhängig davon, welche Daten Sie zur Verfügung stellen):
Name des Hinweisgebers und sonstiger in der Meldung genannter Personen
Kontaktdaten (wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
Informationen über das vorgeworfene Fehlverfahren
ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. wenn ein von einem Hinweisgeber übermittelter Hinweis entsprechende Daten erhält)
Aufzeichnungen (Meldungen die telefonisch eingereicht werden) Anrufbeantworter
Gesprächsnotizen bzw. Angaben im Rahmen der Bearbeitung der Meldung
Diese Daten werden grundsätzlich im direkten Kontakt mit Ihnen erhoben bzw. von Ihnen im Rahmen Ihrer Meldung (per Email oder Telefon) zur Verfügung gestellt.
4. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage des Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. §§ 10 und 16 bis 18 HinSchG zum Zweck der angemessenen Entgegennahme, Überprüfung und Dokumentation Ihrer Meldung und für Ermittlungen (einschließlich Weitergabe an Arbeitseinheit, die für interne Ermittlungen zuständig ist, bzw. zuständige Behörde).
Wenn Sie telefonisch Hinweise geben, erfolgt die Aufzeichnung und Speicherung Ihrer Meldung mittels Anrufbeantworter auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den in Absatz 2 angegebenen Kontaktdaten widerrufen werden, wobei je nach Inhalt der jeweiligen Einwilligung u. U. eine Datenverarbeitung beim KJFV insgesamt nicht mehr möglich ist.
Werden innerhalb der Meldung oder im Rahmen der Bearbeitung der Meldung besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, rassische und ethnische Herkunft, etc.) verarbeitet, so geschieht dies auf Grundlage von § 10 S. 2 HinSchG.
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist. Ein berechtigtes Interesse kann sich z.B. aus internen Aufklärungsmaßnahmen, zur Verbesserung der Compliance-Strukturen, zur Unterstützung von Betroffenen, zur Rechtsverteidigung und zur Umsetzung ausländischer Rechtsvorschriften ergeben.
Im Meldeverfahren erhobene Daten können außerdem vom Beschäftigungsgeber genutzt werden, um z.B. bei einer stichhaltigen Meldung weitere Untersuchungen durchzuführen oder arbeitsrechtliche Schritte gegen die eines Verstoßes überführte Person zu ergreifen. Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten von der internen Meldestelle an die zuständige Stelle innerhalb des Beschäftigungsgebers sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und §§ 10, 12, 13, 18 Nr. 4 lit. a und 9 Abs. 3 und 4 Nr. 2 HinSchG. Rechtsgrundlage für die Weiterarbeitung durch den Beschäftigungsgeber ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es für die Durchführung des mit der betroffenen Person geschlossenen Arbeitsvertrages erforderlich ist, sowie § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG zur Aufklärung von Straftaten, wenn dokumentierte tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht einer Straftat im Beschäftigungsverhältnis begründen und das schutzwürdige Interesse der oder des Beschäftigten an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt.
5. Weitergabe von Daten an Dritte
Der KJFV wird Ihre Daten im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen nur dann an Dritte weitergeben, wenn dafür eine rechtliche Grundlage besteht oder wir zuvor Ihre Einwilligung zu der entsprechenden Datenübermittlung eingeholt haben.
Teilweise setzen wir externe Dienstleister, sogenannte Auftragsverarbeiter, ein (z.B. im Bereich IT, Personalwesen, Finanzbuchhaltung, Vertrieb, Marketing, Kundenservice, Logistik und Druck), die im Rahmen Ihrer Serviceleistung auch personenbezogene Daten verarbeiten oder einsehen können. Mit diesen Auftragsverarbeitern haben wir spezielle Verträge (sog. „Auftragsverarbeitungsverträge“) geschlossen. Der KJFV bleibt auch weiterhin für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich.
Aufgrund gesetzlicher Verpflichtung sind wir in bestimmten Fällen verpflichtet, bestimmte Daten an die anfragende staatliche Stelle zu übermitteln.
Die Ergebnisse von Aufklärungsmaßnahmen werden möglicherweise auch gegenüber öffentlichen Stellen offenlegen. Dies betrifft etwa deutsche oder ausländische Staatsanwaltschaften, Gerichte oder sonstige Behörden. Eine solche Weitergabe kann insbesondere dann notwendig sein, wenn der KJFV zur Offenlegung der entsprechenden Daten gesetzlich verpflichtet ist. Dies kann beispielsweise in Rahmen von strafrechtlichen Ermittlungsverfahren der Fall sein, die als Folge von Aufklärungsmaßnahmen eingeleitet werden.
Bei der Durchführung von Aufklärungsmaßnahmen greifen wir gegebenenfalls auch auf die Unterstützung durch externe Dienstleister, wie etwa Anwaltskanzleien oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, zurück. Wir werden durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass diese Dienstleister Ihre Daten nur im Rahmen der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben verarbeiten.
Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland zu übermitteln.
6. Dauer der Datenspeicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden gem. § 11 Abs. 5 HinSchG zur Entgegennahme, Prüfung und Dokumentation Ihrer Meldung und zur Wahrung der gesetzlicher Aufbewahrungspflicht bis zu drei
Jahre nach Abschluss des Verfahrens gespeichert. Wenn erforderlich, können die personenbezogene Daten länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen.
7. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht,
a) Auskunft zu verlangen zu Kategorien der verarbeiteten Daten, Verarbeitungszwecken, etwaigen Empfängern der Daten, der geplanten Speicherdauer (Art. 15 DSGVO);
b) die Berichtigung bzw. Ergänzung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
c) eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);
d) in bestimmten Fällen im Rahmen des Art. 17 DSGVO die Löschung von Daten zu verlangen - insbesondere soweit die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr erforderlich sind bzw. unrechtmäßig verarbeitet werden, oder Sie Ihre Einwilligung gemäß oben c) widerrufen oder einen Widerspruch gemäß unten h) erklärt haben;
e) unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung von Daten zu verlangen, soweit eine Löschung nicht möglich bzw. die Löschpflicht streitig ist (Art. 18 DSGVO);
f) auf Datenübertragbarkeit, d.h. Sie können Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem gängigen maschinenlesbaren Format wie z.B. CSV erhalten und ggf. an andere übermitteln (Art. 20 DSGVO);
g) sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde über die Datenverarbeitung zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist das Bayerische Landesamt für Datenschutz, das Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:
Bayerisches Landesamt für Datenschutz (BayLDA)
Promenade 27
91522 Ansbach
www.lda.bayern.de
Telefon: +49 (0) 981 53 13 00
Email: poststelle@lda.bayern.de
h) Außerdem haben Sie das Recht, einer Datenverarbeitung, die aufgrund eines berechtigten Interesses i.S. d. Artikel 6 Abs. (1) lit. f) DSGVO erfolgen soll, aus Gründen zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).
Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an die unter Ziffer 2 stehenden Kontaktdaten. Gleiches gilt, wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung in unserem Unternehmen haben.
